Ahogy közeledünk a 2011-es év végéhez, lassan elérkezik az idő, hogy megtervezzük a következő üzleti évünket. Ebben a cikkben most nem jövőbeni kilátásokat szeretnénk latolgatni, hanem sokkal inkább felhívni a figyelmet az üzleti tervezés fontosságára, illetve ezen túlmenően gyakorlati tanácsokat is szeretnénk Olvasóinkkal megosztani.

Az üzleti tervezés elengedhetetlen része a vállalat működésének. Időszakos nagy feladat, amelyet átlagos üzleti környezetben egy évben egyszer kell elvégeznünk. A terv teljesülésének ellenőrzése azonban állandó, folyamatos felelősség.

Akár egy sakkjátszmáról, vagy egy sorsfordító háborús ütközetről van szó, minden esetben tervezésre, stratégiára van szükségünk. Nincs ez másképpen az üzleti életben sem, ahol tervek nélkül gyakran kell fájdalmasan megfizetnünk felkészületlenségünkért, tévedéseinkért. Egy alapos üzleti terv rákényszeríti a vezetőt, hogy alaposan végiggondolja: mit is vár el a következő üzleti periódustól, megvannak-e ehhez az eszközei, forrásai. A jó üzleti terv azonban nem az elefántcsonttoronyban készül el, hanem csapatmunka, amelyben minden terület felelős vezetője részt vesz.

Attól függően, hogy milyen céllal és milyen időszakra tervezünk, többféle tervet is megkülönböztetünk. Léteznek úgynevezett projekttervek, amelyek egy konkrét feladathoz rendelt tervek, meghatározott költség és időkerettel. Hosszú távú tervek is létezhetnek, például egy hosszabb időszak alatt elvégzett és a távolabbi jövőben megtérülő beruházás üzleti terve. Mi most a legáltalánosabb tervvel, a rövidtávú akció tervvel, más néven az éves üzleti tervvel foglakozunk.

Nézzük meg, milyen konkrét haszna van egy közösen elkészített, mindenki által ismert és elfogadott üzleti tervnek!

• Az üzleti terv olyan, mint egy jó térkép. Megmutatja, hogyan jutunk el A-ból B pontba.
• A tervünk egyfajta kontrollt is jelent a szervezetben, hiszen folyamatos visszaméréssel láthatóvá válik, hogy mely területeken teljesítünk a tervek szerint és hol nem.
• Az üzleti tervet gyakran be kell mutatnunk a befektetőinknek, bankoknak, partnereinknek is. Egy minőségi üzleti terv jó imázs cégünk számára.
• Ha van tervünk, akkor növekedési célokat is kitűzhetünk. Ha ezt mindenki ismeri és elfogadja, a kollégák is keményebben hajtanak a célok elérése érdekében.
• Miközben tervezünk, kénytelenek vagyunk végiggondolni helyzetünket, pozícióinkat. Reális fejlődési tervek készítése csak a pillanatnyi helyzet valós ismerete mellett lehetséges.
• Egy jó üzleti terv tisztán megmutatja a vállalat céljait, prioritásait. A tűzoltás és kapkodás helyett csak így lehetséges az erőforrások higgadt szervezése és koncentrálása.
• A tervezés során a kollégák bevonásával mindenki magának érezheti az új feladatokat, célkitűzéseket. Ezek számszerű ismeretével a változások elfogadása is könnyebb feladat a szervezet számára.

A lista még bizonyára tovább is sorolható, de ezekből a legfontosabb hozadékokból is jól látszik, mennyire fontos területről beszélünk. Most nézzük meg, hogy melyek az üzleti tervezés gyakorlati lépései!

Az aktuális helyzet felmérése, értékelése

Objektivitás, kritika, önkritika. Ezek a kulcsszavaink ebben a fázisban. Arra keressük a választ, hogy hogyan állunk. Mik az erősségeink? Mik a gyengeségeink? Milyen a kapcsolatunk ügyfeleinkkel, szállítóinkkal, versenytársainkkal? Hogy érzik magukat az alkalmazottak? Milyen hibákat követtünk el a múltban és abból miket tanultunk?

A küldetés megfogalmazása

Egy szervezet küldetését gyakran egyetlen ember, az alapító, a tulajdonos találja ki. Az idő folyamán, a szervezet növekszik és talán már nem érvényes, nem értelmezhető az eredeti küldetés. Időnként érdemes őszinte válaszokat keresni a következő kérdésekre. Mit csinálunk a legjobban? Termékeink, szolgáltatásaink milyen igényeket elégítenek ki? Milyen versenyelőnyünk van a többiekhez képest?

Az üzleti filozófia megfogalmazása, az értékek, amelyeket vallunk, részei lehetnek az üzleti tervnek, hiszen olyan fundamentumok ezek, amelyek kommunikálása kollégáink, üzleti partnereink, tulajdonosaink felé fontos feladat, érdemes ezt a jelentősebb események során újra és újra megtenni.

Felkészülés a tervezésre

A filozofikus alapvetések után itt az ideje a gyakorlati lépéseknek. Mindjárt első lépésben jelöljünk ki egy felelőst, aki koordinálja a szervezeten belüli tervezési munkát. Az ő feladata, hogy a különböző területek időben leadják részterveiket, illetve a döntések előkészítéséhez az adatokat, információkat megszerezzék, összegezzék.

Sok esetben az üzleti tervezéshez érdemes egy külső szakértőt felkérni. Ebben az esetben ez a személy lehet az imént említett felelős. Mivel külsős, az objektivitása nagy érték ilyenkor, arról nem beszélve, hogy közvetítőként ügyesebben képes a különböző érdekcsoportok között közvetíteni.

Ha megvannak a tervezésben résztvevő személyek, elkezdődhet a konkrét feladatok megfogalmazása, a felelősök részére történő kiosztása, illetve a különböző határidők meghatározása.

Az üzleti terv részletes kidolgozása

Az üzleti terv kidolgozása tulajdonképpen nem más, mint harmonizáció. Marketing, sales, pénzügy, HR, termelés, logisztika, stb., mind olyan területek, amelyek egyéni tulajdonságokkal bírnak, gyakran ellentétes érdekekkel, mégis az üzleti tervben ezeknek a részterületeknek harmóniában kell szolgálniuk a kitűzött célokat.

Amikor tervet készítünk, érdemes több kimenetelben is gondolkodni. Mindenképpen érdemes felvázolnunk egy rendkívül pesszimista verziót is, ahol tulajdonképpen azt a szűk mezsgyét keressük, ahol a cégünk pénzügyileg még éppen a fenntartható pályán mozog. Gondoljuk végig, hogy mi az a minimum, amivel ez még kivitelezhető, és mit kell tenni, ha ezek a számok sem tarthatóak.

A léleknek mindenképpen felemelőbb ennek az ellentéte, azaz az optimista verzió megtervezése. Ebben az esetben azzal számolunk, hogy minden rózsás lesz, és mind a makrogazdasági események, mind a cégünk üzletmenete a lehetőségekhez képest a legjobban alakul.

Ha igazán alaposak szeretnénk lenni, akkor lehetőség szerint vázoljuk fel a középutat is, azaz a realista verziót. Minden bizonnyal ezen a pályán fogunk majd mozogni, így értelemszerűen ehhez képest kell majd mérnünk az év folyamán a tényszámokat, tehát a valós teljesítményt.

A márkakereskedők számára külön feladatot jelent terveik összehangolása a központi, importőri tervekkel. Evvel a témával a közeljövőben egy külön cikkben is szeretnénk foglalkozni, ezért most csak néhány általános észrevételt szeretnénk megfogalmazni:

·Egy franchise hálózat tagja nem készíthet megalapozott tervet a franchise-tulajdonos következő évi üzletpolitikájának ismerete nélkül. Ezért a tervezés megkezdése előtt mindenféleképpen ismerni kell az importőr piaci várakozásait, saját terveinek legfontosabb keretszámait (pl. piaci részesedés), és új modelljeit.

·Az importőr által meghatározott alapszámok (pl. modellenkénti értékesítési terv) nagyon fontos információt jelentenek, de ezekkel egy az egyben csak akkor érdemes számolni, ha ezeket a kereskedés is reális tervnek gondolja.

·Amennyiben az importőr a kereskedőnkénti terveket nem kommunikálja időben, nem érdemes a tervezést hallogatni, az importőri tervekre várni.

Egyéni célok kitűzése

Amikor az üzleti tervünk elkészült, nagyon fontos, hogy az ott megfogalmazott számokat üzleti egységekre és egyénekre bontva is meg tudjuk fogalmazni. Jó, ha ezeket írásban is megerősítjük és elfogadtatjuk az érintettekkel, hiszen a célokkal való azonosuláson túl, a kollégák elszámoltatása így teljesen objektív tud lenni.

Az eredmények visszamérése

Az üzleti terv egy elő-dokumentum és ennek megfelelően időnként felülvizsgálat és szükség esetén módosítás tárgyát képezi. Még a legbölcsebb cégvezető sem láthatja előre, hogy a következő üzleti évben milyen új üzleti lehetőség, innováció vagy ötlet fogja felborítani a korábbi terveket, hogy csak a pozitív meglepetéseket említsük.

Nem létezik 100 százalékos üzleti terv, hiszen a múlt adatain és a jövőről szóló prognózisokon alapszik, így természetes tulajdonsága, hogy pontatlan. Éppen ezért folyamatos feladat a tervek és a valóság, az elért eredmények összehasonlítása. Ennek folyamán meg kell találni az eltérés mértékén túl az okokat is. Ezeket felismerve lesz lehetőségünk, hogy javítsuk üzleti folyamatainkat és tervezési módszereinket egyaránt.

Miben áll a folyamatos visszamérés, milyen területeket kell vizsgálnunk?

·Célok. A tervezéskor kitűzött célok még mindig relevánsak? Továbbra is az akkor kitűzött célokat akarjuk elérni vagy időközben már más nyert prioritást?

·Termékek, szolgáltatások. Van-e új termékem, esetleg olyan, ami időközben megszűnt? Ezek hogyan befolyásolják a terveket?

·Piaci változások. Milyen változások következtek be azon a piacon, ahol versenyzek? Milyen globális, makrogazdasági események történtek, amelyek befolyásolják a terveimet?

·Szervezeti felépítés. Az eredeti elképzelésekhez képest hogyan néz most ki a vállalati hierarchia? Többen lettünk vagy kevesebben? Más-e most a cég felépítse?

·Cash-flow, pénzügyek. Tarthatóak a cash-flow tervek? Hogyan alakultak a költségek és a profit az elmúlt időszakban?

A fenti legfontosabb területeket érdemes folyamatosan figyelemmel kísérni és ezeket összevetni eredeti terveinkkel. Eltérés esetén a legfontosabb, hogy időben felfedjük az eltérés mértékét és annak okát. Ha az eltérés minimális, érdemes ragaszkodni az eredeti elképzelésekhez. Ha jelentős eltérésről beszélünk, akkor mindenképpen indokolt a terv felülvizsgálata, módosítása illetve ami még ennél is fontosabb a beavatkozás, a veszteségek megszüntetése, vagy a jelenlegi helyzetben reális értékelés szerint a veszteségek minimalizálása.

Tipold István

DLM Consulting Kft.